Avec l’arrivée de la facturation électronique, les banques, les éditeurs de logiciels et les plateformes multiplient les offres pour permettre aux entreprises de créer et d’envoyer leurs factures.
Mais la plupart de ces offres parlent presque uniquement de la facture.
Or, dans de nombreuses entreprises, tout commence bien avant.
Tout commence par un devis.
La facture devient un document très standardisé
Avec la facturation électronique, la facture devra surtout contenir des données correctes, structurées et exploitables par les logiciels, les comptables, les plateformes et l’administration.
Sa présentation restera utile, mais elle deviendra moins importante qu’auparavant.
Une facture est généralement envoyée lorsque le client a déjà accepté la prestation ou acheté le produit. Même si elle est moins élégante, cela ne remet normalement pas la vente en cause.
Pour le devis, c’est totalement différent.
Le devis reste un véritable outil commercial
Le devis est souvent le premier document important reçu par un futur client.
Il doit présenter clairement les prestations, les prix, les options et les conditions proposées.
Il doit aussi donner une image professionnelle de l’entreprise.
Un devis bien présenté peut rassurer le client, faciliter sa compréhension et aider à remporter un marché.
Il contient parfois des descriptions détaillées, plusieurs variantes, des observations, des photos, des conditions particulières ou un calendrier prévisionnel.
Le devis ne sert donc pas seulement à afficher un montant.
Il sert à vendre.
Le danger de séparer le devis de la facture
Dans un logiciel de gestion complet, le devis et la facture sont directement liés.
Le devis est préparé, envoyé au client, puis transformé en facture lorsqu’il est accepté.
Toutes les informations sont automatiquement reprises :
- les coordonnées du client
- les articles et les prestations
- les quantités
- les prix
- les remises
- les taux de TVA
- les description
- les conditions de règlement
L’utilisateur n’a rien à ressaisir.
La facture correspond au devis accepté par le client et le logiciel conserve un suivi clair du dossier.
Mais que se passe-t-il si les devis sont réalisés dans un logiciel et les factures électroniques dans un autre ?
Transformer un devis en facture peut devenir une corvée
Imaginons un artisan qui conserve son logiciel actuel pour créer ses devis.
Il y retrouve son modèle, son logo, ses clients, ses articles, ses tarifs et toutes ses habitudes de travail.
Mais pour la facturation électronique, il choisit le nouvel outil proposé par sa banque ou par un autre éditeur.
Lorsque le client accepte le devis, il ne peut plus simplement cliquer sur « Transformer en facture ».
Il doit ouvrir le second logiciel et tout recommencer.
Il faut recréer ou retrouver le client, puis recopier chaque ligne du devis, les quantités, les prix, les remises, les descriptions et les taux de TVA.
Pour un devis de quelques lignes, cela représente déjà une perte de temps.
Pour un devis détaillé de vingt ou trente lignes, cela peut devenir particulièrement pénible.
Et surtout, la double saisie augmente les risques d’erreur.
Une ligne peut être oubliée, un prix mal recopié, une remise supprimée ou un taux de TVA mal sélectionné.
La facture peut alors ne plus correspondre exactement au devis accepté.
Le suivi commercial est également perdu
Le problème ne concerne pas uniquement la saisie.
Lorsque les devis et les factures sont enregistrés dans deux applications différentes, le suivi commercial devient beaucoup moins efficace.
Dans le premier logiciel, le devis peut rester indiqué comme accepté mais non facturé.
Dans le second, la facture existe, mais elle n’est pas directement liée au devis d’origine.
Pour retrouver l’historique complet du client, il faut consulter plusieurs outils.
Il devient également plus difficile de suivre :
- les devis en attente
- les devis acceptés
- les devis transformés en factures
- les acomptes
- les factures intermédiaires
- les règlements
Une organisation simple et cohérente se transforme alors en une succession de vérifications manuelles.
Vos modèles, vos articles et vos habitudes ont de la valeur
Au fil des années, les utilisateurs construisent une véritable base de travail dans leur logiciel.
Ils créent leurs modèles de devis, enregistrent leurs articles, rédigent leurs descriptions, définissent leurs tarifs et organisent leurs fiches clients.
Ils disposent parfois de plusieurs années d’historique.
Tout ce travail a une valeur.
Changer complètement de logiciel uniquement pour envoyer des factures électroniques peut obliger l’entreprise à reconstruire ses modèles, ses articles et ses habitudes.
Et si elle conserve son ancien logiciel uniquement pour les devis, elle risque de devoir tout ressaisir ensuite dans le nouvel outil de facturation.
Dans les deux cas, elle peut être perdante.
Attention aux offres apparemment simples
Une offre peut sembler gratuite ou peu coûteuse parce qu’elle permet de créer des factures électroniques très basiques.
Mais il faut vérifier ce qui est réellement compris pour les devis.
La personnalisation des documents, la création de plusieurs modèles, la gestion des articles, la transformation des devis en factures ou le suivi commercial peuvent être réservés à des abonnements plus coûteux.
Avant de changer de logiciel, il est donc indispensable de tester un vrai dossier.
Créez un devis correspondant réellement à votre activité, avec vos articles, vos textes, vos conditions et vos habitudes.
Essayez ensuite de le transformer en facture.
Vous saurez rapidement si le nouvel outil simplifie réellement votre travail.
La bonne solution : conserver une chaîne continue
La facturation électronique devrait uniquement ajouter une nouvelle étape à votre fonctionnement habituel.
Le processus logique reste le suivant :
- le devis est créé dans le logiciel de gestion
- le client accepte le devis
- le devis est transformé en facture sans ressaisie
- la facture est transmise électroniquement
- le règlement reste suivi dans le même dossier
La plateforme de facturation électronique doit assurer la transmission de la facture.
Elle ne doit pas forcément remplacer tout votre logiciel de gestion.
L’objectif de Free Devis Factures
L’objectif de Free Devis Factures est de permettre aux utilisateurs de conserver leur organisation actuelle.
Ils doivent pouvoir continuer à utiliser :
- leurs modèles de devis
- leurs clients
- leurs articles
- leurs tarifs
- leur historique
- leurs habitudes de travail
- la transformation directe des devis en factures
La facturation électronique doit venir s’ajouter à cette gestion, sans tout remettre en cause.
Le devis reste créé dans Free Devis Factures.
Lorsqu’il est accepté, il peut être transformé en facture sans ressaisie.
La facture peut ensuite être transmise dans le circuit électronique prévu.
Conclusion
Avant de changer de logiciel pour la facturation électronique, ne vérifiez pas seulement s’il sait créer une facture.
Vérifiez surtout ce qui se passera lorsque votre client acceptera votre devis.
Pourrez-vous le transformer directement en facture ?
Conserverez-vous vos modèles, vos articles et votre historique ?
Devrez-vous tout ressaisir dans une autre application ?
La facturation électronique doit simplifier l’envoi des factures.
Elle ne doit pas transformer chaque devis accepté en une nouvelle corvée administrative.
La facture doit être conforme. Le devis doit convaincre. Et les deux doivent rester parfaitement liés.